Dokumentacja
Ustalenia powinny być zawarte w układzie zbiorowym,regulaminie pracy lub w zarządzeniu wewnętrznym. Nie można ustalić kwoty minimalnej ekwiwalentu- kwota ekwiwalentu musi odzwierciedlać koszty rzeczywiste. Istnieje możliwość ustalenia górnej kwoty ekwiwalentu wypłacanego w okresach miesięcznych lub kwartalnych.
Ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej
Pracodawca może ustalić za zgodą pracowników stanowiska,gdzie pracownik używa własnej odzieży roboczej. Odzież taka musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikowi przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ceny rynkowe odzieży.
Ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pranie odzieży roboczej. Czynności te mogą również być wykonywane przez pracownika. Jest to możliwe za zgodą pracownika. Wówczas pracodawca wypłaca ekwiwalent w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Wysokość ekwiwalentu
Przepisy nie określają kwoty za zwrot kosztów prania odzieży przez pracownika. W przypadku korzystania przez pracownika z pralni chemicznej występują w wysokości rachunku. Jeśli pracownik pierze samodzielnie,to kwota ekwiwalentu może być ustalona na podstawie cen w pralni chemicznej w miejscowości, gdzie położony jest zakład. Ewentualnie kwotę można ustalić poprzez kalkulację kosztów nakładów pracy,wody,środków czystości,stopnia jej zabrudzenia. Koszt jednostkowy należy pomnożyć przez liczbę prań w danym miesiącu czy kwartale.
Kwota ekwiwalentu może być pomniejszona proporcjonalnie za dni nieobecności pracownika w pracy lub wypłacana w całości niezależnie od absencji pracownika.
Przychód pracownika
Wypłacone ekwiwalenty pieniężne za używanie i pranie odzieży roboczej stanowią przychód pracownika zwolniony z opodatkowania.
Zwolnienie ze składek ZUS
Przychód z tytułu wypłaconych ekwiwalentów jest zwolniony ze składek ZUS.
Uwaga
Ekwiwalent wypłacany dobrowolnie,bez obowiązku wynikającego z przepisów prawa,podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych.
Uwaga
Nie można zlecać pracownikom, prania odzieży skażonej środkami chemicznymi, promieniotwórczymi,materiałami biologicznie zakaźnymi.
