O spisie tym podatnicy nie mają obowiązku zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Podatnicy zobowiązani są do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego, w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Tak stanowi par. 27 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów( Dz. U. Z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Remanent początkowy
Spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności stanowi pierwszą pozycję księgi. Powinien być wpisany według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji(sumie), jeżeli na podstawie spisu z natury zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie będzie przechowywane łącznie z księgą ( par 29 ust.5 rozporządzenia). Przyjęto wpisywać wartość spisu w księdze podatkowej w kolumnie 10 „ Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”. Wartości spisu z natury nie dolicza się do bieżących kosztów z działalności gospodarczej. Aby uniknąć pomyłki, można podkreślić tę pozycję, co pozwoli uniknąć błędu przy sumowaniu kosztów.
Zakupione towary przed rozpoczęciem działalności i ujęte w spisie z natury nie podlegają bezpośredniemu zaliczeniu w koszty uzyskania przychodów.
Remanent początkowy uwzględnia się w kosztach dopiero przy obliczaniu dochodu z działalności za dany rok podatkowy( poprzez uwzględnienie różnicy remanentu początkowego i końcowego).
„ Zerowy” spis z natury w księdze.
Zazwyczaj podatnik na dzień rozpoczęcia działalności nie posiada składników majątku, które podlegają ujęciu w spisie z natury, wówczas pod pozycją nr 1 w księdze powinien umieścić informację „Spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności wynosi 0 zł” albo „ Remanent początkowy wynosi 0 zł”. Fakt ten musi zostać udokumentowany. Można umieścić na arkuszu spisowym adnotację o treści „ Spis z natury na dzień …. wynosi 0 zł”.
Przykład
Podatnik nie posiadał na koniec roku 2010 składników majątku, które powinien objąć spisem z natury. Fakt ten udokumentował zamieszczając na arkuszu spisowym adnotację o treści: „ Spis z natury na dzień 31 grudnia 2010 r. wynosi 0 zł”. Taki sam zapis wprowadził do KPiR za 2010 r. w ostatniej pozycji księgi.
W księdze podatkowej za rok 2011 powinien wpisać w pozycji nr 1 „ Spis z natury na dzień 1 stycznia 2011 r. wynosi 0 zł”.
Składniki majątku objęte spisem
Podatnicy są zobowiązani uwzględnić w spisie z natury:
-
towary handlowe,
-
materiały(surowce) podstawowe i pomocnicze,
-
półwyroby,
-
produkcję w toku,
-
wyroby gotowe,
-
braki,
-
odpady.
Spis z natury obejmuje również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzania spisu poza zakładem.
Spisem należy również objąć towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towarów obcych nie wycenia się; podaje się ilość oraz informację, czyją stanowią własność(par.28 ust. 3 rozporządzenia).
Zakres przedmiotowy spisu
W praktyce występują wątpliwości, jak prawidłowo zakwalifikować zakupione składniki majątku, w których kolumnach księgi je ująć i czy ujmować je w spisie z natury.
Czy dany materiał ująć za podstawowy czy pomocniczy? Z materiałem podstawowym mamy do czynienia przy produkcji oraz świadczeniu usług, w wyniku których powstają określone wyroby. Materiał pomocniczy ma wpływ na właściwości wyrobu.
Materiały, narzędzia czy urządzenia oraz zakupy usług obcych, które nie oddają końcowemu wyrobowi bezpośrednio swoich właściwości, nie mogą być uznane za materiały pomocnicze. Ich zakupu nie należy ewidencjonować w 10 kolumnie i nie należy ich ujmować w spisie z natury.
Definicje pojęć
Towary – towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby(półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki.
Towary handlowe – wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nie przerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych.
Materiały(surowce) podstawowe – materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu, a także materiały stanowiące część składową( montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone( np. opakowania – puszki, butelki itp.) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku( np. transportery, palety itp.)., gdy nie są środkami trwałymi.
Materiały pomocnicze – materiały nie będące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.
Wyroby gotowe – wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo – badawcze, prace projektowe, geodezyjno -kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane itp.
Produkcja nie zakończona-produkcja w toku oraz półwyroby(półfabrykaty), czyli inaczej: niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, ale również wykonywane roboty lub usługi itp. przed ich zakończeniem.
Braki – nie odpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone lub doprowadzone do określonej fazy produkcji, ale także towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość.
Odpadki – materiały, które na skutek procesów technologicznych, ewentualnie w wyniku zniszczenia lub uszkodzenia, utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
