Zakup towarów i materiałów musi być wpisany niezwłocznie po ich otrzymaniu,najpóźniej przed przekazaniem do magazynu,przerobu lub sprzedaży. Obliguje do tego par. 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis powyższy obowiązuje wszystkich podatników niezależnie od metody rozliczania kosztów. Jeśli podatnik dokonuje zapisów w księdze zgodnie z par. 30 rozporządzenia(taką możliwość mają podatnicy stosujący kasy rejestrujące,księgi prowadzi biuro rachunkowe,podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe ),zakup wpisze do księgi w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem,nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni(nie będzie to „niezwłocznie”, ale w kolumnie 2 należy umieścić datę otrzymania towaru).Regulacja pozwalająca na przesunięcie w czasie zapisów dotyczy momentu wpisu do księgi,a nie daty,pod którą dane zdarzenie gospodarcze powinno być ujęte w księdze.
ujęcie zakupionych towarów w KPiR
Wartość zakupionych towarów ujmuje się w księdze w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". W kolumnie 2 umieszcza się datę zakupu towarów zamieszczoną na dowodzie zakupu wraz z podpisem osoby,która je przyjęła. Obowiązek umieszczania tych danych na dowodzie zakupu towarów określa par. 16 ust. 1 rozporządzenia.
podatnik otrzymał towary wraz z fakturą dokumentującą ich zakup
Na fakturze należy umieścić datę otrzymania towarów i podpis osoby przyjmującej dostawę.
Do KPiR wpisuje się dostawę towarów w kolumnie 10 pod datą otrzymania towarów.
towary zostały dostarczone przed wpływem faktury dotyczącej zakupu
W tej sytuacji należy sporządzić szczegółowy opis przyjętego towaru i dokonać zapisu w księdze w kolumnie 10 na podstawie opisu pod datą otrzymania towarów.
Opis powinien zawierać imię,nazwisko(firmę) i adres dostawcy,ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego(materiału).Opis musi być potwierdzony datą otrzymania towaru i podpisem osoby,która towar przyjęła. Podatnik nie musi sporządzać opisu,jeżeli do towaru dołączona jest specyfikacja dostawcy spełniającą wymogi dotyczące opisu. Opis(specyfikacja) powinien zostać połączony z otrzymaną później fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury(par. 16 ust. 2 i 4 rozporządzenia).
uwaga
Kłopot sprawia par. 16 ust. 3 rozporządzenia(Jeżeli podatnik otrzyma towar handlowy oraz fakturę na ten towar w tym samym miesiącu,opis/specyfikację dołącza do otrzymanej faktury,a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury).Sprzeczne jest to z par.17 ust. 1 rozporządzenia,który mówi,że zakup towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie.
Zastosowanie tego przepisu jest możliwe jedynie, gdy podatnik dokonuje zapisów w księdze w sposób określony w par. 30 rozporządzenia,tj do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Przykład
Podatnik zakupił towary w dniu 6 maja 2010 r. Przekazał je do magazynu na podstawie sporządzonego opisu. Z opisu wynika,że wartość otrzymanego towaru wynosi 5 000 zł netto. Na podstawie sporządzonego opisu ,towar został ujęty w KPiR 6 maja 2010 r. Fakturę za towar podatnik otrzymał 31 maja 2010 r. z datą wystawienia 29 maja 2010 r. Wynika z niej,że łączna wartość towaru netto wynosi 5 300 zł. Na tej podstawie pod datą 31 maja podatnik wpisał różnicę w wysokości 300 zł(na plus). W kolumnie 15 księgi umieścił informację,że zapis dotyczy korekty wartości towaru otrzymanego 6 maja 2010 r.
uwaga
W sytuacji określonej w paragrafie 30 podatnik do otrzymanej faktury dołączy opis i zaksięguje w dacie otrzymania faktury 31 maja 2010 r.
faktura za zakupione towary wpłynęła przed otrzymaniem towarów
I tu pojawiają się wątpliwości,kiedy ująć zakup towarów w księdze podatkowej:
a) Zgodnie z generalną zasadą określoną w par. 17 rozporządzenia,która mówi,że zakup towarów musi być wpisany do księgi po ich otrzymaniu – zakup towarów powinien być wpisany do księgi podatkowej pod datą faktycznego otrzymania towarów. Każdorazowo na fakturze zakupu towarów powinno się ujmować datę otrzymania towarów i tę datę należy wpisać do kolumny 2 przy księgowaniu zakupu towarów. Taka interpretacja umieszczona jest w dodatku do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 6(688) z dn 2010-02-10
„W naszej ocenie par 17 ust. 1 rozporządzenia jest przepisem szczególnym w stosunku do art.22 ust 6b ustawy o pdof,co oznacza,że zakup towarów handlowych(lub materiałów podstawowych) powinien być ujęty w księdze pod datą ich otrzymania,bez względu na datę wystawienia lub otrzymania faktury”.
b)Inne stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów z dnia 8 marca 2007 r. „W sytuacji,kiedy faktura dokumentująca nabycie towaru handlowego została wystawiona np. w styczniu 2007 r.,a towar ten podatnik otrzymuje w lutym 2007 r.,to w kolumnie 2 księgi podatkowej należy wpisać datę wystawienia faktury. Data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu”.(źródło: gazeta podatkowa).
Ponieważ obowiązuje zasada określona w par.17 ust. 1,to wpisanie towarów przed ich dotarciem do firmy może być potraktowane przez niektóre organy podatkowe jako bezpodstawne zaniżenie dochodu (jak wyżej zaniżenie podatku w styczniu 2007 r).
Właściwe ujęcie zakupu towarów w księdze ma znaczenie choćby ze względu na obowiązujące ustalenia dochodu z uwzględnieniem różnic inwentaryzacyjnych.
Jeżeli w grudniu wpiszemy do księgi koszty zakupu towarów,których nie otrzymaliśmy,a na koniec roku sporządzamy remanent,to dochód ustalony z uwzględnieniem różnic remanentowych zostanie zaniżony. Po stronie kosztów ujmujemy zakupy,których nie sprzedaliśmy,bo w ogóle ich nie otrzymaliśmy w danym roku i nie ma ich w spisie z natury na koniec roku.
Przyjmując zasadę zgodną ze stanowiskiem MF z 8 marca 2007 r. należałoby przy sporządzaniu spisu z natury potraktować te towary jako stanowiące własność podatnika ,które w dniu sporządzenia tego spisu znajdują się poza zakładem.
zakup towarów na raty
Sposób zapłaty za kupione towary nie wpływa na moment ujęcia kosztów w KPiR. W przypadku kredytu kupieckiego lub zakupu na raty,kosztem podatkowym jest cena zakupu,natomiast spłata kolejnych rat jest podatkowo neutralna. Pamiętać należy jedynie o odsetkach. Odsetki wyłącznie zapłacone ujmujemy w kolumnie pozostałe wydatki.
