Pominięcie nieodsprzedanych lub niezużytych w trakcie roku towarów wiązałoby się z błędnym obliczeniem dochodu osiągniętego przez podatnika. Kwoty wydatkowane na ich zakup pozostają w majątku przedsiębiorstwa i podwyższają wynikający z samych obliczeń księgowych za dany rok dochód przedsiębiorstwa.
Przepisy nie wymagają od podatników sporządzania co miesiąc spisu z natury, a wydatki na zakup towarów uznaje się zaliczkowo za koszty uzyskania przychodu w miesiącu dokonania zakupu.
Wartość towarów handlowych lub materiałów, które faktycznie zostały sprzedane lub zużyte do produkcji w roku podatkowym, ustala się dopiero na koniec roku podatkowego (początek następnego roku podatkowego) za pomocą wycenionego spisu z natury.
Składniki majątku objęte spisem
Podatnicy są zobowiązani uwzględnić w spisie z natury:
-
towary handlowe,
-
materiały(surowce) podstawowe i pomocnicze,
-
półwyroby,
-
produkcję w toku,
-
wyroby gotowe,
-
braki,
-
odpady.
Spis z natury obejmuje również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzania spisu poza zakładem.
Spisem należy również objąć towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towarów obcych nie wycenia się; podaje się ilość oraz informację, czyją stanowią własność(par.28 ust. 3 rozporządzenia).
Kiedy podatnik musi dokonać spisu z natury
Spisu z natury dokonuje się:
-
na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
-
na dzień 1 stycznia,
-
na koniec każdego roku podatkowego,
-
w razie zmiany wspólnika,
-
zmiany proporcji udziału wspólników,
-
w przypadku likwidacji działalności gospodarczej,
-
jeżeli sporządzenie spisu zarządzi urząd skarbowy.
Stanowi o tym par. 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR (Dz. U. Z 2003 r. nr 152, poz.1475 ze zm.)
Spis z natury na zakończenie roku podatkowego jest równocześnie spisem na dzień 1 stycznia roku następnego.
Spis z natury towarów może być również sporządzony z woli podatnika w dowolnym czasie (np. do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej zatrudnionej w magazynie lub sklepie).
Spis z natury można sporządzić, a potem wpisać w księdze podatkowej, również na zakończenie miesiąca, gdy podatnik przyjmie zasadę ustalania zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące z uwzględnieniem różnic remanentowych.
W razie zawiadomienia urzędu skarbowego o likwidacji działalności gospodarczej, spisem objąć należy również wyposażenie.
Od 2011 r. w przypadku likwidacji działalności gospodarczej nie trzeba przeprowadzać remanentu likwidacyjnego a sporządzić wykaz składników majątku.
Informacje zawarte w spisie
Remanent powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Powinien zawierać co najmniej:
-
nazwisko i imię właściciela zakładu(nazwę firmy),
-
datę sporządzenia spisu,
-
numer kolejny pozycji arkusza spisu,
-
szczegółowe określenie towaru i innych wymienionych składników,
-
jednostkę miary,
-
ilość każdego z wymienionych w spisie składników,
-
cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
-
wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
-
łączną wartość spisu z natury,
-
klauzulę „ spis zakończono na pozycji ...”,
-
podpisy osób sporządzających spis z natury oraz podpis właściciela zakładu.
Przy prowadzeniu niektórych rodzajów działalności gospodarczej(księgarń, kantorów, lombardów, działów specjalnych produkcji rolnej) występują pewne odrębności w stosunku do danych ujmowanych w spisie, wynikające z ich specyfiki.
Prowadzący księgarnie i antykwariaty księgarskie mogą obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, albumy, broszury i inne.
Przy działalności kantorowej spisem należy objąć niesprzedane wartości dewizowe, w przypadku lombardów – rzeczy zastawione pod udzielane pożyczki.
Prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, spisem z natury obejmą niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy( wyceniane według cen rynkowych).
Najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury należy dokonać wyceny.
Rozliczenie remanentowe za styczeń 2011 r. w księdze podatkowej
US zlecił podatnikowi sporządzenie remanentu na 31.01.2011 oraz ustalenie wyniku finansowego z uwzględnieniem różnic inwentaryzacyjnych. Remanent sporządzono w cenach zakupu netto. Ponieważ koszty uboczne zakupu stanowią stosunkowo niewielką kwotę w porównaniu z wartością zakupu, nie podwyższono wartości poszczególnych składników spisu z natury o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.
Remanent początkowy 30 500,00 zł
zakupy 99 224,00 zł
koszty uboczne zakupu 150,00 zł
(-)remanent końcowy 72 600,00 zł
pozostałe wydatki 32 944,60 zł
---------------------------------------
razem koszty i wydatki 90 218,60 zł
Przychód 115 665,30 zł
(-) koszty 90 218,60 zł
---------------------------------------
Dochód 25 446,70 zł
W jakich warunkach należy przeprowadzić inwentaryzację
Najlepiej po godzinach pracy. Podczas dokonywania spisu nie należy dokonywać zakupu ani sprzedaży grupy składników objętej spisem. W przypadku ciągłej pracy np. w restauracji czy w sklepie ruch spisywanych składników należy maksymalnie ograniczyć. Nie można dopuścić do dublowania czy pominięcia towarów objętych spisem. Często zachodzi konieczność sporządzenia tzw. instrukcji inwentaryzacyjnej.
UWAGA
Podatnik ma obowiązek zawiadomić urząd skarbowy o zamiarze przeprowadzenia spisu z natury towarów w ciągu roku podatkowego w terminie wyprzedzającym 7 dni.
