zapisy w księdze z zachowaniem chronologii
Faktury kosztowe dotyczące pozostałych wydatków należy wpisywać kolejno – dzień po dniu. W kolumnie 2 „data zdarzenia gospodarczego” należy wpisać datę poniesienia wydatku, czyli datę wystawienia faktury kosztowej. Jak postąpić, gdy faktura kosztowa wpłynie po pewnym czasie od daty jej wystawienia. Z przepisów wprost nie wynika co zrobić w takiej sytuacji. Sposób postępowania będzie zależeć od tego, czy faktura ta wpłynęła do firmy w terminie umożliwiającym jej ujęcie we właściwym miesiącu, czy po zamknięciu miesiąca.
przed zamknięciem miesiąca
Jeżeli faktura dotycząca pozostałych wydatków wpły nie z opóźnieniem, podatnik powinien ją ująć w księdze pod datą wystawienia faktury. W kolumnie 2 wpisuje datę wystawienia faktury, a w kolumnie 16 „uwagi” zamieszcza datę otrzymania faktury (nie ma takiego obowiązku). Zaburzyło to obowiązującą chronologię zapisów, ale wcześniej podatnik nie dysponował fakturą i wpisanie jej do księgi nie było możliwe. Datę otrzymania można także umieścić na fakturze.
po zamknięciu miesiąca
Jeżeli faktura dotycząca pozostałych wydatków wpłynie do firmy po zamknięciu miesiąca i zapłacie zaliczki na podatek dochodowy za ten miesiąc, faktura powinna zostać ujęta w księdze w miesiącu jej otrzymania. Nie ma konieczności dokonywania korekty zeszłego miesiąca z powodu opóźnionego wpływu faktury. W kolumnie 2 księgi należy wpisując datę wystawienia faktury, a w kolumnie16 oraz na fakturze można umieścić datę otrzymania faktury. Taki sposób postępowania podaje również w poradach telefonicznych Krajowa Informacja Podatkowa.
po zamknięciu roku
Ważne, by w danym roku ująć wszystkie koszty poniesione w tym roku, także wtedy, gdy dokumentujące je faktury wpłyną w roku następnym.
przykład 1
Podatnik otrzymał w dniu 21 maja fakturę za czynsz z tytułu wynajmowanego lokalu. Faktura została wystawiona z datą 30 kwietnia. Jest to koszt kwietnia, o czym decyduje data wystawienia faktury. Ponieważ księga za kwiecień została już zamknięta, podatnik wpisał ten koszt w księdze za maj 2010 roku. W kolumnie drugiej wpisał datę 30 kwietnia 2010, a w kolumnie uwagi oraz na fakturze datę otrzymania faktury 21 maja 2010 r.
przykład 2
Podatnik otrzymał w dniu 21 maja fakturę za czynsz z tytułu wynajmowanego lokalu. Faktura została wystawiona z datą 30 kwietnia. Jest to koszt kwietnia, o czym decyduje data wystawienia faktury. Ponieważ księga za kwiecień została już zamknięta, podatnik wpisał ten koszt w księdze za maj 2010 roku. W kolumnie drugiej wpisał datę 30 kwietnia 2010, a w kolumnie uwagi oraz na fakturze datę otrzymania faktury 21 maja 2010 r.
